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En général, un système comptable générique ne suffit pas pour traiter l’ensemble des comptes d’une structure. Pour le cas d’une agence de voyages, la question relative à la comptabilité représente une opération tout à fait particulière. Afin d’être en mesure de faire un suivi de toutes les données comptables d’une agence de voyages, la mise en place d’un système fiable est requise.
En effet, il faut maitriser quelques notions indispensables comme le traitement des commissions à recevoir des fournisseurs voyage, les soldes de factures des clients ou encore les commissions à régler en faveur des agents externes. Dans cet article, vous allez pouvoir découvrir quelques raisons nécessaires à propos de l’utilisation d’un logiciel spécifique lors de la saisie des comptes pour agence de voyages.
Pour présenter en détail toutes les implications comptables de l’entité
Un logiciel comptable de voyage doit en général montrer un historique de tous les documents qui présentent chaque implication comptable. À ce titre, un bon outil informatique dédié à l’agence de voyages doit lier tous les paramètres que l’expert-comptable à Ixelles lui fournit. En effet, il s’avère important de voir dans un historique de document tout ce qui a un rapport avec les implications comptables.
D’habitude, ce type de logiciel sert à connaitre combien reste-t-il encore à recevoir de la clientèle. Combien reste-t-il également à payer ou à recevoir à un fournisseur ? Combien de gain l’agence fait-elle sur un document, combien de commissions faut-il encore restituer à un personnel de voyage ?
Le logiciel comptable de voyage facilite également le traitement des éventuelles taxes applicables. La saisie de la facturation par l’agent spécialisé devient aussi une tâche facile vu qu’un tel outil permet de garder plus de six écritures comptables qui, dans un système comptable générique, auraient dû être réalisées manuellement.
Pour automatiser le processus de facturation et de traitement des chèques en lot
Un bon logiciel comptable dédié à une agence de voyages doit être intégralement inclus avec chaque outil propre au GDS (Amadeus, Sabre, etc.) spécial à ce secteur ainsi que les moteurs de réservation. Bien entendu, chaque réservation réalisée dans ces outils en ligne fait naitre généralement à des pièces justificatives sans avoir à faire un traitement manuel des informations avec tous les risques de mauvaise saisie qui s’y sont associées. L’absence d’erreurs lors de la saisie des factures représente la garantie principale d’une comptabilité fiable en arrière.
Aussi, la préparation des dossiers, des chèques en particulier, n’indique qu’une perte de temps dans la gestion d’une agence de voyages. En effet, un logiciel comptable performant doit permettre au comptable à Ixelles d’imprimer facilement tous les chèques accompagnés de bonnes informations tirées de la facture. Ce genre d’opération intègre bien évidemment les grosses factures de nombreux fournisseurs et la comptabilisation de celles-ci en gros lots. Sinon, il faut procéder à un traitement manuel des comptes qui demande la retranscription intégrale des données des bénéficiaires sur chaque chèque.