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Pour assurer la bonne gestion de la comptabilité d’une entreprise, il est fondamental de tenir compte des mouvements de tous les comptes. Chaque opération a en effet sa particularité. Pour les cautions et les dépôts de garantie, leur traitement se fera de façon singulière. Cet article vous propose une fiche détaillé qui aborde les étapes de comptabilisation de ce genre d’opérations.
Démarches à franchir pour comptabiliser le versement et/ou dépôts de garantie
Qu’il s’agit d’un acquittement ou d’un dépôt de caution, ce type d’opération fait toujours l’objet d’un enregistrement comptable pour maintenir la meilleure gestion comptable en Belgique. Généralement versés à des personnes tierces, les dépôts et les cautionnements de garantie se comptabilisent en immobilisations financières de l’entreprise.
Par définition, les cautions désignent une somme indisponible jusqu’au moment où l’entreprise accomplit une exigence suspensive. La garantie peut s’agir dans la plupart des cas le loyer d’avance ou de cautions spécifiques.
A remarquer que les dépôts concernent tous les biens mobiliers et les cautionnements se rapportent davantage sur les obligations.
Pour insérer ces opérations dans le plan des comptes de la société, il est essentiel que le comptable concerné assure le maintien d’une écriture comptable particulière. Il débite en effet le compte 2755 sur les cautionnements ou le compte 2751 associé aux dépôts. En contrepartie, il crédite le compte 404 sur les fournisseurs d’immobilisations.
Toutefois, la comptabilisation d’une retenue de garantie nécessite l’emploi du compte 275. Ce compte concerne les dépôts et cautionnements versés. Cette opération est essentiellement fréquente dans le cadre d’une mission d’affacturage et ne se réalise que sous certaines modalités.
En outre, il s’avère indispensable de créer un sous compte comme le compte 2756 en fonction du plan comptable utilisé par l’entreprise. A ce titre, le professionnel du chiffre privilégie l’enregistrement comptable dédié aux fonds de garantie des emprunts dans le compte lié aux fonds de garantie.
Saisie comptable de la dépréciation et de la perte de caution ou de dépôts de garantie
Quand le recouvrement des cautionnements et dépôts de cautions s’avère un peu difficile, l’entreprise a la possibilité de le déprécier. La gestion comptable à Ixelles, Ixelles ou à Bruxelles accepte en effet la comptabilisation de cette dépréciation.
Le comptable débite le compte 68662 sur les dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations financières. Il est en contrepartie indispensable de créditer le compte 2975 lié aux provisions pour dépréciation des dépôts et cautionnements.
Cependant, il se peut que l’encaissement ou le dépôt de garantie soit perdu de façon définitive. Dans ce cas, le comptable doit détacher l’immobilisation financière de l’ensemble des actifs. Le compte 6756 sera à débiter et le compte 275 sur les dépôts et cautionnements versés.