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Opter pour l’externalisation constitue une solution stratégique pour les entreprises face aux difficultés que représente la saisie de données. Il faut cependant s’y prendre avec prudence. Ces quelques conseils vous aideront à réussir votre démarche.
Trouver le bon prestataire en externalisation
Il va de soi que la bonne mise en place d’une stratégie d’externalisation de saisie de données met en scène au moins deux acteurs : l’entreprise propriétaire des données en question d’un côté et l’agence experte en externalisation de l’autre. Pour que la démarche soit une réussite, il est essentiel que l’entreprise fasse appel à un professionnel qui détient les compétences nécessaires pour assurer la mission d’externalisation.
Force est de constater que la saisie de données paraît être, à première vue, une tâche relativement simple. Cependant, il faut avoir à l’esprit que cette tâche ne peut être déléguée à n’importe qui. De ce fait, l’entreprise qui recherche un prestataire de service se devra de trouver un partenaire digne de confiance, car les données sont censées être confidentielles, en particulier lorsqu’il s’agit de coordonnées de clients ou des renseignements internes à la société.
Exposer clairement les objectifs à atteindre
Une fois le bon prestataire en externalisation de saisie de données trouvé, il est recommandé de faire part avec précision des attentes de l’entreprise, et ce dès le début de la collaboration. C’est même une réelle obligation si on veut tirer le meilleur parti du partenariat, car il s’agit d’un travail qui ne peut souffrir de malentendus. Pour y parvenir, rien de mieux qu’un cahier des charges précis et validé par les deux parties.
Faire un suivi régulier des opérations
Après la mise en route du processus d’externalisation de saisie de données, il reste à l’entreprise de mettre en place un mécanisme de contrôle et de suivi de sa commande. Cette étape est aussi très importante, car même si la société cliente ne se charge pas elle-même de cette tâche, il est plus que recommandé de vérifier le respect du cahier des charges. En cas d’anomalies, l’entreprise doit en avertir son prestataire afin que celui-ci puisse prendre les mesures nécessaires pour les corriger et les prévenir dans le futur.
Pour faciliter le suivi d’une démarche d’externalisation de saisie de données, l’entreprise commanditaire doit effectuer régulièrement des contrôles portant sur la qualité de la prestation. Le prestataire, lui, doit se positionner en professionnel et éviter au maximum les dysfonctionnements pour conserver la confiance de l’entreprise.